MICE Skyline Block Convention

SKY LINE BLOCK

Ikatan ahli geologi Asia Pasific telah memutuskan untuk melakukan “Regional Scientific Meeting” on applied geology di Jakarta yang diperkirakan berlangsung selama 4 hari 3 malam.

Peserta meeting tersebut dari berbagai bangsa di Asia dan Pasific dan para peninjau dari kawasan Eropa dan Amerika Utara. Jumlah peserta adalah 90 orang sebagai anggota tetap, peninjau berjumlah 34 orang. Ikatan ahli geologi Indonesia bertindak sebagai tuan rumah dan komite pelaksana lokal.

Ketua pelaksana lokal Mr.Munos Parmono bekerjasama dengan Ketua Ikatan Ahli Geologi Asia Pasific Mr.Raul Punjabi akan memutuskan untuk memakai Sky Line Block Convention Center yang berlokasi di Jakarta Selatan.

General Manager Sky Line Block Mr.Ross Rusell telah menawarkan berbagi jenis aktivitas yang dapat digunakan selama regional meeting berlangsung termasuk penggunaan fasilitas konvensi secara penuh.

Sebagaimana layaknya Scientific Meeting, maka untuk keperluan konvensi diperlukan beberapa jenis ruang yang ditata menurut kepentingan komite-komite berjumlah 4 komite, setelah pembukaan hari pertama yang dilakukan oleh Menteri Pertambangn dan Energi. Oleh karena itu Mr.Munos meminta Mr. Ross Rusell dan stafnya untuk merencanakan tata letak, jenis ruangan menurut spesifikasi yang diharapkan. Semua anggota tetap dibagi kedalam 4 komite secara rata-rata (diluar peninjau).

Karena semua peserta terutama anggota tetap akan berada di jakarta selama 4 hari dan peninjau selama 2 hari, maka Mr.Munos memintakan Mr.Ross untuk melakukan penyusunan/pengatran fasilitas akomodasi, dining, transportasi,serta rekreasi dan aktifitas lainya yang dapat diusulkan pada komite lokal.

Saudara bertindak sebagai staf inti dari Sky Line Block yang menjadi tangan kanan Mr.Ross, maka saudara diminta untuk :

1.      Merencanakan ruang sidang/pertemuan untuk 4 komite berikut keperluan alat dan fasilitas penunjang.

2.      Merencanakan penempatan akomodasi dan perencanaan menu makanan termasuk permintaan-permintaan khusus dari peserta yang melakukan diet.

3.      Pembuatan rencana kegiatan rekreasi bagi peserta yang sebagian kecil didampingi istri dan sekertaris.

4.      Pembuatan rencana-rencana lain yang menarik  yang kiranya dapat menentukan dipakainya Sky Line Block sebagai tempat pertemuan oleh Ikatan Ahli Geologi Asia Pasific, sebagaimana yang dijanjikan oleh Mr.Raul Punjabi.

5.      Keputusan final penggunaan Sky Line Block sangat tergantung dari ulasan-ulasan saudara yang logis dan konkrit serta menarik.

JAWABAN

1.   Acara ini dilaksanakan selama 4 hari, diantaranya ada acara pembuka dan penutup. Pada acara pembuka dan acara penutup bisa diatur dengan menggunakan ruang pertemuan dengan tipe auditorium style dengan perlengkapan meliputi:

a.     Kursi (baik di stage maupun floor peserta)

b.    Meja (untuk stage)

c.     Bulletin board

d.    Meja mimbar atau podium (untuk sambutan-sambutan)

e.     Peralatan audio visual (speaker, microphone, LCD dll)

f.     Tempat sampah

Untuk fasilitas penunjang, selama kegiatan berlangsung panitia memberikan alat tulis seperti pulpen, notebook untuk menulis apa yang akan ditulis selama meeting berlangsung.

Selama 4 hari meeting, hari kedua dan ketiga layout ruang pertemuan bisa diubah menjadi U shape style untuk mempermudah meeting para ahli geologi yang dipimpin oleh Ketua pelaksana lokal Mr.Munos Parmono bekerjasama dengan Ketua Ikatan Ahli Geologi Asia Pasific Mr.Raul Punjabi.

2.   Pihak convention harus menyiapkan convention reservation form karena peserta yang akan menghadiri acara merupakan jumlah yang banyak atau grup besar. Diantaranya fasilitas antar jemput airport-sky line block convention. Perkiraan waktu sekitar 2 jam dari bandara Soetta menuju lokasi convention di Jakarta Selatan. Pihak panitia juga menyiapkan tempat pendaftaran untuk memastikan berapa orang yang hadir dalam acara tersebut agar bisa dipantau dari kedatangan sampai kepulangan masing-masing peserta ke negara asalnya. Selama berada di Jakarta peserta bisa memakai bus pariwisata sebagai akomodasinya. Bus White Horse dipilih sebagai angkutan selama peserta meeting berada di Jakarta karena sudah dikenal nyaman.

Untuk menu makanan para undangan diberikan 3 kali makan (breakfast, lunch dan dinner) serta 1 kali coffee break pada pukul 15.00.  Bagi peserta yang sedang diet panitia menyiapkan salad yang seharusnya sebagai appetizer bisa dijadikan sebagai main course seperti fresh salad with balsamic dressing, salad with lemon dressing dsb. Menu breakfast yang dihidangkan menggunakan American Style dimana makanan seperti croissant, danish pastry lebih mendominasi. Sementara untuk lunch cenderung diperbanyak asupan karbohidrat agar para peserta tidak kehilangan energi ketika meeting. Sekitar pukul 15.00 diadakan coffee break dengan makanan ringan dan kopi. Porsi makanan ketika dinner tidak sebanyak ketika lunch.

Untuk penginapan, Hotel Sahid bisa dijadikan tempat bermalam karena Hotel Sahid memiliki karakteristik budaya Indonesia yang sangat kental, sekalian mempromosikan negara kita. Tak kalah dengan hotel lain, hotel Sahid merupakan hotel bintang 5 dengan kualitas internasional namun menekankan kulturisasi budaya Indonesia didalamnya.

Kerjasama yang apik dengan pihak hotel merupakan kuncinya dalam pemesanan kamar. Kamar yang akan disiapkan berjumah 45 kamar dengan tipe Deluxe Room pada hari pertama  kedua dan ditambah 17 kamar pada hari ketiga dan keempat untuk tim peninjau dari Amerika dan Eropa.

3.   Kegiatan rekreasi juga akan dilakukan ke tempat-tempat bernuansa Indonesia sekalian mempromosikan negara kita. Panitia dapat mengajak para peserta yang sebagian kecil diikuti istri dan sekretarisnya ke Taman Mini Indonesia Indah. Dimana disana tersimpan gambaran  budaya-budaya Indonesia yang bisa menjadi daya tarik bagi mereka yang beraneka ragam.

Kegiatan ini bisa di laksanakan pada hari ketiga di pagi hari.

4.   Rencana yang sekiranya menarik adalah ketika menggelar acara pembukaan maupun acara penutupan, bisa disajikan tarian-tarian daerah Indonesia seperti tari kecak, jaipong, saman. Selain itu selama break/istirahat selama meeting berlangsung, pramusaji yang akan melayani peserta maupun peninjau mengenakan pakaian adat dari seluruh pelosok tanah air. Kegiatan ini akan membekas di hati para anggota tetap dan tim peninjau akan ragamnya budaya Indonesia. Mungkin dari mereka acara ini merupakan pertama kali menginjakkan kakinya di Indonesia.

5.   Pihak Skyline Block Convention akan mengurus peserta Regional Scientific Meeting dari tiba di bandara sampai pulang di bandara Soekarno Hatta. Dari hari pertama kami akan menjemput peserta dengan menggunakan bis pariwisata White Horse yang merupakan bis pariwisata terbaik di Indonesia. Bis ini menjadi akomodasi transportasi selama peserta berada di Indonesia. Dari bandara Soekarno Hatta, kami akan mengantar peserta menuju Hotel Sahid jaya Jakarta sekitar 2 jam perjalanan. Hotel Sahid merupakan hotel dengan kulturisasi Indonesia yang sangat kental. Hotel ini juga menyiapkan Full Board dimana tamu bisa menikmati Breakfast, lunch dan dinner. Kami juga menyiapkan menu khusus salad bagi peserta yang melakukan diet. Fasilitas seperti swimmingpool, fitness center, money changer juga terdapat disana. Sesampainya disana, kami menyediakan tempat pendaftaran untuk mengantisipasi hal yang tidak diinginkan sambil menikmati welcome drink yang disediakan. Kami telah menyiapkan 45 kamar untuk 90 peserta dengan asumsi akan ditambah 17 kamar pada hari ketiga untuk tim peninjau yang berjumlah 34 orang. Per kamar bisa diisi 2 orang. 2 jam istirahat dan proses pemilihan kamar, kami langsung mengajak peserta menuju Skyline Block Convention kurang lebih 15 menit perjalanan untuk melakukan acara pembukaan dari Regional Scientific Meeting dengan tata ruang yang sudah dirancang sedemikian rupa. Dimana ada pergelaran tarian daerah Indonesia yang akan ditampilkan pada acara tersebut. Selain itu kami juga ada coffee break pada pukul 15.00-16.00. pada saatt itu,kami juga menyiapkan pramusaji yang siap melayani para peserta dengan pakaian adat dari daerah Indonesia. Ini akan menjadi suatu momen tak terlupakan bagi peserta.

Kami juga menyiapkan rekreasi bagi peserta di hari ketiga pada pagi hari. Sekitar pukul 09.00 kita adakan kunjungan ke Taman Mini Indonesia Indah dalam rangka refreshing bagi peserta yang mungkin sedikit jenuh mengikuti meeting. Disana terdapat gambaran kecil budaya dan kultur yang berada di berbagai pelosok tanah air.